Sabtu, 27 Oktober 2012

Tips Menggunakan Email yang Benar



Begitu banyak pesan yang masuk ke email saya. Dan dari semua email itu, mayoritas hanyalah para spammer yang mempromosikan produk maupun jasa. Hanya sekitar 10 % yang isinya " waras ". Itupun 5 % nya adalah orang – orang yang mengirimkan email dengan tidak sopan.

 Seperti apakah email yang tidak sopan itu?

1. Menggunakan Huruf Kapital

Email yang paling membuat saya kesal adalah email yang full menggunakan huruf kapital. Meskipun isi dari email tersebut menggunakan bahasa yang sopan, jika anda menggunakan huruf kapital saya akan menganggapnya sebagai ekspresi marah / emosi.

2. Mengejek Suatu Pihak

Seperti yang anda tahu, email memiliki sebuah fitur yang tidak dimiliki oleh " messages " pada jejaring sosial ... yaitu fitur " forward ". Dengan fitur ini saya bisa saja mengirim kembali pesan anda ke email orang lain. Jadi, tolong jaga agar pesan anda tidak berisi tentang hal – hal yang menghina suatu pihak. Silahkan gunakan bahasa Indonesia yang sopan dan usahakan agar isinya tidak menyinggung pihak manapun.

3. Mengirim File Dengan Format yang Asing

Seperti yang anda tahu, mulai beberapa bulan yang lalu saya menawarkan jasa penerjemah Inggris – Indonesia dan Indonesia – Inggris. Memang, ada beberapa orang yang mengirimkan naskah dalam format .doc, .pdf, atau format – format umum lainnya. Namun yang membuat saya kesal adalah ada beberapa orang yang mengirimkan naskah dalam format .prc, .yw2, atau format – format membingungkan lainnya. Hal ini membuat saya harus bekerja double, menerjemah sekaligus mencari software readernya. Hal ini sangat mengganggu.

4. Spam

Apakah anda tahu apa itu spam? Spam adalah pesan yang berisi tentang promosi suatu barang atau jasa. Apa yang akan anda rasakan ketika anda menyadari bahwa inbox anda lebih dominan spam daripada email dari rekan? Tentu anda akan merasa kesal bukan?

5. Mengirim Email Terlalu Panjang

Cobalah untuk mengirim email yang singkat, padat, dan jelas. Tidak perlu terlalu banyak bertele – tele, belum tentu orang yang anda kirimi email itu mau membaca email anda yang begitu panjangnya. Bahkan berdasarkan pengalaman saya, orang tidak akan mau membaca email anda jika isinya terlalu panjang.

6. Mengirim Email Terlalu Singkat

Poin ini berbanding terbalik dengan poin sebelumnya. Mengirim email terlalu singkat juga bisa membuat si penerima email kebingungan. Contohnya :
" sy mw tnya apa mksud para koruptr mncuri uang rkyat? "
Apa yang ganjil pada email tersebut? Ya, terlalu singkat sehingga si penerima emailpun kurang paham dan malas meresponnya. Hindarilah kesalahan semacam ini jika anda ingin email anda di respon.

 

Ok, saya rasa cukup sekian saja artikel saya kali ini yang membahas tentang tips – tips menggunakan email yang benar. Semoga bisa menambah pengetahuan anda sehingga anda tahu cara mengirim email yang benar. Salam sahabat inspiratif!

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar